Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Kemampuan menulis pesan bisnis dan proses penyampaian pesan bisnis

Pengertian pesan bisnis

1.      Menurut ahli

                      

Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224).

2.      Pesan secara umum

Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.

3.      Pesan bisnis secara umum

Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver).

Langkah-langkah penulisan pesan bisnis yang baik dan evektif

1.      Perencanaan

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2.      Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima pesan.

3.      Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

4.      Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi.

5.      Analisis Audiens

Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a.       Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

b.      Siapa audiensnya

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.       Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.

d.      Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

Menentukan penggunaan Saluran dan Media komunikasi

1.      Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

2.      Komunikasi Tertulis

Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Komunikasi Lisan		Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens		Anda tidak memerlukan umpan balik segera
Pesan anda relatif sederhana dan mudah dipahami		Pesan anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen		Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis		Anda ingin mencapai audiens yang luas
Contoh-contoh media komunikas
Media Komunikasi Lisan		Media Komunikasi Tertulis
percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan		surat-surat, memo, laporan, proposal
		E-mail
telepon dan surat suara		surat reguler dan khusus
VOIP (voice over internet protocols)		Faksimile
audiotape dan videotape
telekonference dan konferensi video

Menganalisis Tujuan dan Audiens

Ketika kita mulai mengembangkan keterampilan menulis bisnis, kita harus memperhatikan proses dalam pembuatan pesan bisnis. Dengan pengalaman, kita akan menjadi seperti penulis yang baik dan presenter yang mengubah, kompres, dan mengatur ulang langkah-langkah yang diperlukan. Kita akan belajar untuk menganalisis tujuan penulisan, mengantisipasi bagaimana penonton akan bereaksi, dan menyesuaikan pesan kita untuk penonton.

Mengidentifikasi Tujuan

Ketika memulai menyusun pesan, kita terlebih dahulu menanyakan dua pertanyaan penting pada diri kita sendiri: (a) Mengapa saya mengirim pesan ini?, dan (b) Apa yang saya harap untuk dapat tercapai dari pesan ini? Tanggapan kita akan menentukan bagaimana kita mengatur dan menyajikan informasi.

Pesan yang dikirim mempunyai tujuan primer dan sekunder. Bagi seorang mahasiswa misalnya, dalam membuat tugas kuliah tujuan primernya yaitu untuk memenuhi tugas, tujuan sekundernya mungkin untuk membuat dirinya terlihat baik dan mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan primer untuk mengirim pesan bisnis yaitu untuk menginformasikan dan mengajak. Tujuan sekundernya yaitu untuk mempromosikan keunggulan; anda dan organisasi anda supaya terlihat bagus di depan audiens.

Memilih Jalur yang Terbaik

Setelah mengidentifikasi tujuan dari pengiriman pesan, anda harus memilih media komunikasi yang paling baik. Sebagian informasi lebih efektif dan efisien jika disampaikan secara langsung. Pesan yang lainnya ada yang lebih baik disampaikan dengan tulisan, dan sebagian lainnya lebih baik jika disampaikan dengan menggunakan media elektronik. Sebelum mengadakan pertemuan, mengirim pesan melalui e-mail atau menulis sebuah laporan harus memperhatikan beberapa faktor berikut:

1.      Pentingnya pesan tersebut

2.      Jumlah dan kecepatan umpan balik dan interaktivitas yang dibutuhkan

3.      Kebutuhan dari catatan permanen

4.      Biaya saluran

5.      Tingkat formalitas yang diinginkan

6.      Kerahasiaan dan sensitivitas pesan

Sebuah teori yang menarik, yang disebut kekayaan media, menjelaskan sejauh mana suatu channel atau media recreates atau mewakili semua informasi yang tersedia dalam pesan asli. Sebuah media yang lebih kaya, seperti tatap muka percakapan, lebih interaktif dan umpan balik. Sebuah media lebih ramping, seperti laporan atau proposal menyajikan pesan satu dimensi datar.

Banyak faktor membantu Anda memutuskan mana dari saluran yang ditunjukkan pada Gambar 2.2 yang paling tepat untuk menyampaikan pesan tempat kerja

Saluran	Baik Digunakan
Blog	Ketika seseorang perlu untuk menyajikan informasi digital dengan mudah sehingga tersedia untuk orang lain .
E-mail	Bila kita membutuhkan umpan balik , tetapi tidak segera. Kurangnya keamanan membuatnya bermasalah untuk pribadi, emosional, atau pesan privat.
Percakapan tatap muka	Bila kita memerlukan media interaktif yang kaya. Berguna untuk persuasif, berita buruk, dan pesan pribadi .
Pertemuan kelompok	Ketika keputusan dan konsensus kelompok penting. Efisien untuk hanya mendistribusikan informasi .
Fax	Ketika pesan kita harus menyeberangi zona waktu atau batas-batas internasional, ketika catatan tertulis adalah signifikan, atau bila kecepatan itu penting.
Instant Message	Ketika kita sedang online dan membutuhkan respon cepat. Berguna untuk belajar apakah seseorang tersedia untuk percakapan telepon.
Surat	Ketika catatan tertulis atau formalitas diperlukan, terutama dengan pelanggan, pemerintah, pemasok, atau orang lain di luar organisasi .
Memo	Bila kita ingin catatan tertulis dengan jelas menjelaskan kebijakan, mendiskusikan prosedur, atau mengumpulkan informasi dalam sebuah organisasi .
Panggilan Telepon	Bila kita perlu untuk menyampaikan atau mengumpulkan informasi dengan cepat, ketika isyarat nonverbal tidak penting, dan ketika kita tidak bisa bertemu langsung.
Laporan atau usulan	Ketika kita memberikan data yang cukup besar baik internal maupun eksternal .
Pesan suara	Bila Anda ingin meninggalkan informasi penting atau rutin yang penerima dapat menanggapi ketika tidak sibuk.
Video atau teleconference	Ketika konsensus kelompok dan interaksi yang penting tetapi anggota secara geografis tersebar.
Wiki	Ketika informasi digital harus dibuat tersedia untuk orang lain. Berguna untuk kolaborasi karena peserta dapat dengan mudah menambah, menghapus, dan mengedit konten.

Beralih ke Saluran Cepat

Teknologi dan persaingan terus mempercepat laju bisnis saat ini. Akibatnya, komunikator yang beralih ke cara yang lebih cepat bertukar informasi. Dalam bisnis masa lalu, pesan dalam organisasi disampaikan sebagian besar melalui memo. Tanggapan biasanya akan membutuhkan waktu beberapa hari. Namun, itu terlalu lambat untuk komunikator saat ini. Mereka ingin jawaban dan tindakan secara cepat. Ponsel, instant messaging, fax, Situs web, dan khususnya e-mail dapat memberikan informasi yang lebih cepat dari saluran tradisional bisa komunikasi. Dalam banyak organisasi, memo masih ditulis, terutama untuk pesan yang memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas. Memo juga dipersiapkan sebagai lampiran e -mail pesan-pesan. Jelas, saluran pilihan bagi komunikator perusahaan hari ini adalah e -mail. Sangat mudah, cepat, dan murah. Dengan demikian, sedikit memo yang ditulis. Sedikit surat kepada pelanggan juga yang ditulis. Itu karena banyak fungsi layanan pelanggan kini dapat dilayani melalui situs web atau melalui e-mail. Apakah pilihan channel anda adalah e-mail, memo, atau laporan, anda akan menjadi penulis yang lebih efektif jika anda menghabiskan waktu yang cukup pada tahap prapenulisan.

Mengganbarkan Audiens

a. Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer. Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

.c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d. Mengukur tingkat pemahaman audiens. Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan.

e. Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu:

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens. Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

 Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topik, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung (supporting idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yangdapat digunakan untuk menentukan ide pokok:

1. Brainstorming. Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru, dan orisinil.

2. Petunjuk atasan. Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan. Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.

Adaptasi dengan Tugas & Audience

Setelah menganalisis tujuan, anda harus menyampaikan tujuan anda untuk audiens. Adaptasi adalah proses membuat pesan yang mudah dipahami oleh audiens. Salah satu aspek penting dalam adaptasi yaitu nada. Pesan disampaikan secara garis besar berdasarkan kata-kata, nada mempengaruhi bagaimana penerima memahami pesan yang disampaikan.

Komunikator yang terampil membuat nada positif dalam pesan. Aspek penting dalam adaptasi kepada audiens yaitu melihat dari manfaat yang diperoleh audiens, sikap, suara percakapan dan menggunakan ekspresi yang positif. Teknik tambahan menggunakan bahasa sederhana yang mudah dimengerti.

1.    Manfaat yang diperoleh Audiens

Berfokus pada penonton terdengar seperti ide yang modern. Tetapi, salah satu negarawan Amerika dan penulis mengakui prinsip dasar penulisan ini lebih dari 200 tahun yang lalu. Dalam menggambarkan menulis efektif, Ben Franklin mengamati, "untuk menjadi baik, seharusnya memiliki kecenderungan untuk menguntungkan pembaca." Kata-kata bijak ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis saat ini. Memperluas pada nasihat Franklin, seorang konsultan komunikasi kontemporer memberikan nasihat yang solid ini kepada klien bisnisnya: "Selalu menekankan manfaat untuk para penonton, dari apapun yang anda coba untuk mendapatkan mereka untuk melakukan sesuatu hal. Jika anda dapat menunjukkan kepada mereka bagaimana cara anda membantu mereka memenuhi tujuan mereka, anda berarti dapat menyampaikan pesan tersebut dengan sempurna.

Beradaptasi pesan yang anda sampaikan dengan kebutuhan penerima berarti menempatkan diri pada posisi orang itu. Ini disebut empati. Empati mencoba untuk memberikan sesuatu ke penerima, memecahkan masalah penerima, menghemat uang penerima, atau hanya memahami perasaan dan posisi orang tersebut. Pesan berikut ini lebih menarik yang mana bagi penonton?

Contoh Fokus pada Pembicara

·            Departemen sumberdaya manusia mensyaratkan bahwa kuesioner tertutup segera selesai sehingga kita dapat mengalokasikan dana sumber daya pelatihan untuk karyawan.

·            Garansi kami menjadi efektif hanya ketika kita menerima pendaftaran seorang pemilik.

·            Kami bangga untuk mengumumkan antivirus baru perangkat lunak kami yang kami piker adalah yang terbaik di pasar!

            Contoh Fokus pada Audiens

·           Dengan mengisi kuesioner tertutup, anda bisa menjadi salah satu karyawan pertama yang mendaftar untuk mendapat dana sumberdaya pelatihan kami.

·           Garansi mulai bekerja untuk anda, setelah anda kembali mendaftarkan kepemilkan.

·           Sekarang anda dapat yakin bahwa semua komputer akan terlindungi dari virus dengan menggunakan antivirus kami.

2.    Pandangan Audiens

Jadi, kita fokus pada pandangan audiens bukan dari pandangan diri sendiri.

Contoh :

Pandangan Diri Sendiri

·         Saya telah memberikan izin kepada anda untuk menghadiri seminar komunikasi

Pandangan Audiens

·         Anda dapat menghadiri seminar untuk meningkatkan keterampilan komunikasi.

3.    Percakapan tetapi Profesional

Kebanyakan pesan instan, pesan e-mail, surat-surat bisnis, memo, dan laporan menggantikan percakapan. Terkadang mereka ceroboh dan menggunakan percakapan yang tidak profesional. Seharusnya meskipun menggukanan e-mail tetap menggunakan kalimat yang profesional.

Contoh :

·         Percakapan tidak Profesional

Hei bos, Firewall sekarang terinstal! btw, periksa dengan saya sebelum mengumumkannya.

·         Percakapan Profesional

Mr.Smith, software firewall baru kami sekarang terinstal. Silakan periksa dengan saya sebelum mengumumkannya.

4.    Bahasa/Kalimat yang Positif

Menggunakan kalimat yang positif pada saat berbicara.

Contoh :

Negatif

Anda gagal untuk memasukkan nomor kartu kredit anda, sehingga kami tidak dapat mengirimkan pesanan anda.

Positif

Kami berharap dapat menyelesaikan pesanan anda segera setelah kami menerima nomor kartu kredit anda.